如何溝通、約出去的禮貌

OTL老實說都沒什麼在教.....指導辦活動現在的小朋友都會在此(溝通方面)出現很多問題......之前一直貼在PLURK,我覺得還是把它貼過來好了=W=希望大家能有耐心看完它

溝通通常分為兩種以下..........
=======================(分隔線下一篇是約出去的禮貌)=====================================

這樣WWWW
【1.活動時的工作溝通】

1.要傳達的事項講明白,盡量先用紙筆一一寫下要說的東西,模擬接通後要講的事項

2.跟對方講完後,要適時確認對方有聽懂你在說什麼,必要的話請對方再說一遍,確保對方真的懂了

3.要有禮貌!!!!!!多多少少還是客氣一點,畢竟你是請人家幫忙,如果是長輩就要更有禮貌!!!!(言凡個人的堅持)

4.列一個要聯絡的清單,請確實的確定要約的人都通知到

5.東西要問清楚
 (錯誤示範如)
 A:你東西弄好了沒?
B:恩!弄好了!!!
A:好!謝謝(掛掉電話)
【解說】
 1.什麼東西弄好了?請說明清楚是什麼**項目**做好了
 2.作好了什麼時候可以看到成品?要再改還是定案了?
請訂一個截稿期限並定期的催告,如果還沒做完,就要適時的給予期限,
對方也要【誠實】,作不完最好在前2個禮拜之內跟大家說,
用電腦訊息或簡訊也請請對方要回覆一下

6.請確實聯絡道對方!!!不要代人轉述,就算代人轉述,也請對方之後回電跟你確認
 如:
 A請B轉話給C
 C回訊息給A,並說收到怎樣的訊息了,這就是【訊息的確認】
 (如果A跟C不熟建議也要做確認,可以在確認前自介)
不管是PLURK或SK、FB.....等等的...請在最後種個簡單確認的小節
(如:好的><那跟各位確認一下!是星期O,晚上OO,在OOOOOO集合,目前有誰誰誰(點名數),還有OOOO(特 別注意事項))

7.期限/時間提醒,我通常會以【3】為單位做一次確認,
【3個月】前告知活動時間.地點.活動.事情項目,確定後定期催稿
【3個星期】的定期詢問
活動前【3天】做最後確認。
之後活動前一天再打一通通知,當天再打一通確定什麼時候到場,如果沒聯絡到【請要有準備用備案的可能】

8.(示範)
《喂!請問是OO學姊嗎?我是OOO方便講電話嗎?(※1)不好意思能像你能確訂一下XXXXXXXX的時間和OOO項目還有OOO的時間嗎?(※2)你方便什麼時候來?好!!!謝謝您!!抱歉打擾了(※3)》
【註解】
(※1)確定對方並且自介(除非對方跟你熟掉爆掉)再來確定對方目前有沒有空
(※2)說明清楚要詢問的項目,記得做筆記
(※3)確定完後要謝謝人家

(示範詳細版)
《喂!請問是OO學姊嗎?我是現任漫研社的社長OOO!!!請問方便講電話嗎?(※1)好!謝謝!因為之前在網路上有公告出:徵O月O號星期O下午社博有要幫忙人(※2),那學姐有說可以幫忙在於動態表演和靜態的部份(※3)那不好意思冒昧的請問學姊靜態的部分是否可以像你借OOO和OOOO呢?(※4)那請問當天大約什麼時候可以把東西過來,靜態的話約下午6:00前拿來攤位就好了,攤位位子會之後公佈或是我去迎接你。(※5)動態表演時間為7:30可以方便您提早一個小時或半個小時到嗎?是!!!非常感謝您!!!之後有事我會再聯絡學姊那是學姐有問題都可以打這通問我!!!不好意思打擾你的時間!!謝謝!!!掰掰(※6)》
【註解】
(※1)確定對方並且自介,通常為初次打電話給對方要介紹的這麼詳細,之後讓對方知道是你就好了,再來確定對方目前有沒有空
(※2)明確講名打此電話目的
(※3)事項的確認
(※4)正確的說出要請學姐幫忙的項目並詢問意願
(※5)確認時間跟接見方式,訂一個時間大家都好做事
(※6)確認完後要感謝人家,並且提醒她有一個連絡你的方式
通常我會將【確定完的時間地點】再重複一次給對方,=.=因為我碰過天兵,難免人有時就是天兵..=W=...

PS:如果對方都還沒沒決定,你就要先有些選項給他選,這樣也是個不錯的方式

【2.出門聚餐的溝通】

1.要傳達的事項講明白,盡量先用紙筆一一寫下要說的東西,模擬接通後要講的事項,並且連對方會問的都要去想

2.跟對方講完後,要適時確認對方有聽懂你在說什麼,必要的話請對方再說一遍,確保對方真的懂了

3.要有禮貌!!!!!!

4.列一個要聯絡的清單,請確實的確定要約的人都通知到

5.請在溝通或討論完後,做一個簡單確認的小節(不管是PLURK或SK、FB.....等等的都一樣)
(如:好的><那跟各位確認一下!是星期O,晚上OO,在OOOOOO集合,目前有誰誰誰(點名數),還有OOOO(特 別注意事項))

6.確定地點時間和每個人的狀況

總之!!!!!確實通知到!!!!!!!就算多打了一通也好!!!!!有確認就好!!!最後再說個抱歉打擾了這樣!!!!

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【約出去的禮貌】

約出去是雙方的問題,每個人都要有責任,不要再跟我屁說這不重要!!!!

(不過如果是出去逛街或臨時約的話這就還好,兩方確定完時間地點就好W)
1.約出的時間最少在一個星期前告知,一開始問的時候叫要先給個大概時間,並且確定最晚會什麼時候告知,如果對方一直沒給你時間的話再來被約

的人也要記的打電話催告,並且說一下你的時間表,最晚什麼時候告知是底限,要不然就取消...
在約出時就要先告知特殊狀況!!!如:1.可能會有臨時取消的可能(盡量前兩三天告知取消)2.狀況講清楚!!!如:可能有家庭狀況、天氣,交通和連絡問

題(手機壞掉)的話要先講

2.約會是雙方的事
A準時到的人要去詢問沒到了人,準時到的人可以在10~15分鐘後禮貌性的打電話問對方目前在哪並確地約的時間地點是否正確,過了約的時間等待人跟遲到人注意手機,主要約的人記得打電話問或告知對方

B遲到的人也有責任告知狀態(如:傳簡訊或打電話),約到時間跟地點,會遲到的話請先打電話告知對方(如:在公車上打個電話說會遲到個幾分鐘並且告知現在在哪,盡量請誠實說。也請持續性的打電話給對發回報直到你到了為止,如下公車時禮貌性的打電話說下車了!要不然等待是很耐力的考驗....未知時間的等待是很痛苦的...

C如果是團體,總召集人最好別遲到,團體的人也要記得打電話問總召集人在哪,並且正確的知道對方的狀況
不要 以為誰會打就不打,有問題就要問不要因為害怕或覺得會打擾就不打,因為是遲到的人不對

3.記得在約的時候就要把自己的狀況溝通好(如:我3點後就要回家)要不然臨時說還蠻讓人困擾的

4.而外帶人要記得先前詢問是否可以,要不然其他人會很尷尬

5.最好別遲到啦...(汗

6.請別人幫忙約其他人的記得之後自己去確認 還有 轉達的人請正確傳達 最好是跟對方再次確認要傳達的事情

7.盡量有禮貌不要KY...

8.(這個可有可無)原則的說清:如我的話1.約的人如果一直沒聯絡到我會等1個小時1個小時等到在看看心情要不要走人,如果有一直打通的話會一直等到(不過請自己打電話)2.有問題請直說...等等的

9.記得跟會擔心你的人告知要出去

10.遲到跟臨時取消時要記得說對不起和道歉喔

11.要移動位子請一定要打電話通知遲到著地點跟能等到幾點而且請確定有通知到

12.要搭車或是有時間限制的請務必要果斷的跟對方說不會等對方,強迫對方別遲到

13.遲到者,你既然已經遲到了除非像是錯過班次,還有下一班給你搭,要不然還是請你趕快趕到,不過要注意安全!!!

補充:不管遲到了多久都要親自打電話過去道歉(如:睡過頭好幾格小時),真的不要怕勇於錯...

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